Fiscale fiches – Nieuwe verplichting voor kostenvergoedingen

De wet van 27 juni 2021 (MB van 30 juni 2021) bevat diverse fiscale maatregelen. De meeste zijn pure wetgevingsmaatregelen en/of zijn enkel bedoeld om de fiscale wetgeving in de regel te stellen. Er is echter één uitzondering die de administratieve verplichtingen van de ondernemingen aanzienlijk zal verzwaren.


Jean Baeten, COMPETENTIECENTRUM FISCALITEIT & INVESTERINGEN
06 juli 2021

Vanaf 1 januari 2022 zullen de ondernemingen namelijk op de fiscale fiches 281.10 en 281.20 de integraliteit van de reële kosten eigen aan de werkgever moeten aangeven die worden terugbetaald op basis van bewijsstukken en/of ‘expense reports’.

Die verplichting bestaat al voor de forfaitaire vergoedingen tot terugbetaling van kosten eigen aan de werkgever, maar in zeer vereenvoudigde vorm, aangezien het volstaat om de vermelding ‘ja’ op de fiche te noteren wanneer de vergoedingen worden berekend volgens ernstige normen. Die vergoedingen worden gewoonlijk gestort via de payroll, het opstellen van de fiches is dus relatief eenvoudig.

De nieuwe verplichting zal betrekking hebben op reële bedragen die gewoonlijk niet worden terugbetaald via de payroll, maar die rechtstreeks worden uitbetaald aan de begunstigde en in de boeken worden opgenomen na verificatie. De exacte vermelding van die bedragen op de fiches zal in de praktijk betekenen dat er veel manueel zal moeten worden opgezocht in de boekhoudsystemen (bijvoorbeeld als een personeelslid de kosten van broodjes voorschiet omdat een vergadering met klanten onverwachts uitloopt en die kosten later worden terugbetaald).

Volgens de memorie van toelichting is die nieuwe verplichting nodig voor controledoeleinden:

“In het kader van de huidige context, waarin thuiswerk en de terugbetaling van de daaraan verbonden eigen kosten van de werkgever steeds belangrijker worden, is er immers nood aan een wettelijke basis voor het meedelen van de vergoedingen voor die kosten aan de fiscale administratie. Een ruimere ficheverplichting draagt ook bij tot de controle op eventueel dubbel gebruik van forfaitaire vergoedingen en terugbetalingen op basis van bewijsstukken […] die door de werkgever werden terugbetaald.”

De sanctie in geval van niet-conformiteit zal echter verschillend zijn dan voor de andere personeelskosten. De bedragen blijven fiscaal aftrekbaar, maar er zal een administratieve boete worden opgelegd.

VBO – Volgens het VBO is die nieuwe verplichting niet gerechtvaardigd in het kader van de fiscale fiches, die enkel worden opgesteld om de belastingaangiften correct te kunnen invullen. Aangezien het hier gaat over gegevens die enkel vereist zijn voor controledoeleinden (en om het werk van de administratie te vereenvoudigen), was het opportuun geweest om die nieuwe administratieve last helemaal anders te organiseren. Het VBO stelt ook een inflatie vast van de gegevens bestemd voor belastingcontroles die ‘ex ante’ gevraagd worden aan ondernemingen, wat betekent dat alle ondernemingen onnodig alle administratieve lasten van een eventuele fiscale controle moeten ondergaan.

Onze partners

Actiedomeinen

Een gezond ondernemingsklimaat is essentieel voor een gezonde economie en duurzame groei in België. Als VBO nemen we de verantwoordelijkheid om de motor van onze welvaartsstaat op kruissnelheid te houden. Om dat te bereiken, focussen we op 18 actiedomeinen die bijdragen tot een duurzame groei.


VBO-NIEUWSBRIEVEN

Schrijf u nu in en ontvang wekelijks de laatste artikelen direct in uw mailbox.