De eerste golf van de pandemie trok over Europa op het moment dat miljoenen vennootschappen en verenigingen zich opmaakten voor de jaarlijkse hoogmis van de aandeelhoudersdemocratie: de algemene vergadering. Bijgevolg moesten onze respectieve wetgevers zo snel mogelijk het noodzakelijke regelgevingskader voorzien om alternatieven te bieden voor de traditionele algemene vergadering. Dat is wat bijvoorbeeld Nederland, Luxemburg, Duitsland, Spanje en het Verenigd Koninkrijk deden, waar de speciale regels vandaag nog steeds gelden. In België werd, onder impuls van het VBO, het koninklijk besluit nr. 4 van 9 april 2020 genomen, ter uitvoering van de wet van 27 maart 2020 die machtiging verleent aan de Koning om maatregelen te nemen in de strijd tegen de verspreiding van het coronavirus. Dat koninklijk besluit, dat van toepassing bleef tot 30 juni jongstleden, gaf met name de mogelijkheid aan bijna alle rechtspersonen om een volledig digitale algemene vergadering te houden.

Volgens een studie van GUBERNA hebben bijna 40% van de algemene vergaderingen gehouden sinds maart van die mogelijkheid gebruik gemaakt, hoofdzakelijk door de aandeelhouders de algemene vergadering via video of audio te laten volgen. Dat grote aantal bewijst dat ondernemingen in staat zijn om technologie aan te wenden voor een steeds constantere en constructievere dialoog met hun aandeelhouders. Die dialoog en de mogelijkheid algemene vergaderingen bij te wonen vanop afstand, is overigens de beoogde doelstelling van de twee opeenvolgende Europese richtlijnen over de rechten van de aandeelhouders (SRD en SRD II). De invoering van een effectieve dialoog door de raad van bestuur is eveneens een van de centrale principes in de Belgische Corporate Governance Code (Code 2020).

In een steeds meer geglobaliseerde wereld die continu het hoofd moet bieden aan uitdagingen en crises allerhande, vinden we het belangrijk dat de raad van bestuur beschikt over efficiënte middelen om die dialoog op gang te brengen, ook met aandeelhouders die zich geografisch verder weg bevinden en zeker in tijden van crisis. Om al die redenen juichen we het initiatief van vice-eersteminister en minister van Justitie, Vincent Van Quickenborne en staatssecretaris voor Digitalisering Matthieu Michel toe om het nodige kader uit te bouwen voor die digitale transitie van de vennootschappen en verenigingen, die gunstig is voor een constructieve dialoog en bestand tegen alle omstandigheden.

We vragen hen echter om de filosofie en de geest te respecteren van het recente Wetboek van vennootschappen en verenigingen: eenvoud, flexibiliteit en mobiliteit. Het voorontwerp zoals het nu is, staat bol van goede bedoelingen, maar de volgende vier punten zouden verbeterd moeten worden:

1) Het bestuursorgaan de mogelijkheid bieden een algemene vergadering samen te roepen achter gesloten deuren, bij ernstig en imminent gevaar voor de gezondheid of veiligheid van de deelnemers, zoals het geval was conform koninklijk besluit nr. 4.

2) Bepaalde verplichtingen in het voorontwerp herzien. Het gaat om voorwaarden voor het houden van digitale algemene vergaderingen.

3) Geen verplichting opleggen aan beursgenoteerde bedrijven die dat niet wensen om de aandeelhouders de mogelijkheid te geven om digitaal deel te nemen aan de algemene vergadering, in elk geval niet voor zover de op de markt beschikbare technologie dat niet toelaat tegen een redelijke kost en met de garantie dat de deelnemers wel degelijk aandeelhouders zijn. Er moet op gewezen worden dat een dergelijke verplichting niet bestaat in de buurlanden.

4) Bevestigen dat de vergaderingen van collegiale bestuursorganen niet noodzakelijk fysieke vergaderingen zijn, zoals ondersteund door de klassieke doctrine.

Ten slotte verheugen wij ons erover dat vice-eersteminister en minister van Justitie Vincent Van Quickenborne wil gaan voor een meer digitale justitie, zoals hij aangaf in zijn beleidsverklaring van 4 november jongstleden. We hopen ook dat de formaliteiten verbonden aan de neerlegging en de bekendmaking van de akten van vennootschappen en verenigingen vereenvoudigd zullen worden en dat de bedrijven die verplichtingen gemakkelijk en in alle veiligheid op een moderne, digitale en gebruiksvriendelijke manier kunnen nakomen. Dat met de hulp van de overheidsdiensten die er  vooral op gericht zijn om de administratieve lasten van de burgers te verlichten en hun leven makkelijker te maken. We willen de andere leden van de regering aanmoedigen om op eenzelfde manier te werk te gaan, want de aan de bedrijven opgelegde formaliteiten en publicaties beperken zich niet alleen tot justitie.