COVID-19: Juridische maatregelen en privacykwesties

UPDATE 26/03/2020

> Lees ons volledige dossier Impact coronavirus (COVID-19) op ondernemingen

 

Contracten

Wat als een leverancier niet op tijd levert?

Kijk in de eerste plaats na welke afspraak u hierover hebt gemaakt met uw leverancier. Zowel de algemene als de bijzondere contractvoorwaarden voorzien mogelijk wat er in zo’n geval moet gebeuren. Weet ook dat u in elk geval een schadebeperkingsplicht hebt, zelfs als de fout voor de laattijdige levering volledig bij uw leverancier ligt. Dat betekent dat u alle redelijke inspanningen moet leveren om uw eigen schade zo veel als mogelijk te beperken.

Waarschijnlijk is de opschorting van het contract in zo’n situatie de meest aangewezen oplossing voor alle partijen. Indien de leverancier tijdelijk niet kan leveren, bent ook u tijdelijk niet gebonden aan uw contractuele verplichtingen. We raden wel aan om de tegenpartij zo snel mogelijk en schriftelijk te informeren van het feit dat u de wederzijdse verplichtingen uit de overeenkomst als opgeschort beschouwt. Geef hierbij zo precies mogelijk aan welke verplichtingen opgeschort zijn (denk bijvoorbeeld aan de verplichting tot betaling of de verplichting om exclusief bij uw leverancier af te nemen). Zo vermijdt u later discussie hieromtrent en heeft u tevens het bewijs van het feit dat u de opschorting hebt aangekondigd.

In bepaalde gevallen kan u het contract beëindigen. Maar wees voorzichtig. In principe is de laattijdige levering een fout van de leverancier. Maar niet elke fout geeft recht op de beëindiging van het contract. Het moet om een ernstige fout gaan. Het is mogelijk dat het contract voorziet in welke gevallen de beëindiging van het contract gevraagd kan worden. Zo kan een contract bijvoorbeeld bepalen dat een (beperkte) vertraging van de levering geen reden kan zijn om het contract te beëindigen. In sommige gevallen zal u zich kunnen beroepen op overmacht (zie verder) om een contract te beëindigen. Wees u ervan bewust dat overmacht wettelijk strikt omkaderd is en dat ook hier contractuele bepalingen over kunnen bestaan.

Houd er ook rekening mee dat voor de beëindiging van het contract mogelijk een specifieke, contractueel bepaalde procedure gevolgd moet worden. In dat geval is de beëindiging slechts geldig indien die procedures werden gerespecteerd.

AFZEGGING VAN EVENTS

Een event is een contract tussen de organisator en elke deelnemer. De organisator verschaft de deelnemer toegang tot het event. Daarvoor krijgt hij een ticket, in ruil voor een prijs.

Is het mogelijk het event uit te stellen? Dan is dat waarschijnlijk voor alle partijen de beste oplossing. Communiceer daar duidelijk over met de deelnemers, zodat ook zij weten waar ze aan toe zijn.

De regering bepaalt, in een ministerieel besluit het volgende voor culturele, maatschappelijke, festieve, folkloristische, sportieve en recreatieve activiteiten die geen doorgang kunnen vinden door de coronacrisis.

De organisator heeft het recht om aan de houder van een betalend toegangsticket tot die activiteit een tegoedbon ter waarde van het betaalde bedrag te verstrekken in de plaats van een terugbetaling. Deze tegoedbon moet aan bepaalde voorwaarden voldoen, meer bepaald:

  1. dezelfde activiteit wordt op een latere datum georganiseerd op dezelfde of een nabijgelegen locatie;
  2. de activiteit wordt opnieuw georganiseerd binnen het jaar na uitreiking van de tegoedbon;
  3. de tegoedbon vertegenwoordigt de volledige waarde van het bedrag dat voor het oorspronkelijke toegangsbewijs is betaald;
  4. aan de houder van het toegangsbewijs wordt geen enkele kost in rekening gebracht voor het afleveren van de tegoedbon;
  5. de tegoedbon vermeldt uitdrukkelijk dat hij werd afgeleverd als gevolg van de coronacrisis.

De houder van een betalend toegangsticket kan vragen om de terugbetaling (i.p.v. een tegoedbon) indien hij bewijst dat hij verhinderd is om de activiteit op de nieuwe datum bij te wonen.

Is het niet mogelijk om het event uit te stellen, dan moet men op basis van de huidige maatregelen het event afgelasten, met de gevolgen die daaraan verbonden zijn. Ook deze situatie wordt door het ministerieel besluit behandeld.

Overmacht

Op basis van de wet kunt u overmacht enkel inroepen wanneer aan de volgende voorwaarden is voldaan:

  • Er moeten onvoorzienbare omstandigheden zijn die het onmogelijk maken om uw engagementen na te komen;
  • Die omstandigheden moeten buiten uw wil liggen;
  • En de uitvoering van uw engagement onmogelijk maken. Het volstaat dus niet dat het moeilijker, duurder enz. is geworden.

Kijk ook goed na wat er in het contract staat. Men kan immers contractueel beschrijven welke situaties men als overmacht beschouwt, zelfs als deze situaties niet strikt voldoen aan de bovenvermelde voorwaarden.

 

Gegevens gezondheid/ziekte

Gegevens over de gezondheid van een persoon zijn gevoelige persoonsgegevens. Wanneer deze verwerkt worden, is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (de AVG of GDPR) van toepassing. Het VBO raadt aan om het advies van de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit op te volgen. 

 

Algemene vergadering

De periode van de algemene vergaderingen staat weer voor de deur. De inperkingsmaatregelen die de overheid heeft opgelegd, zorgen evenwel voor heel wat vraagtekens zowel voor beursgenoteerde vennootschappen als voor niet-beursgenoteerde vennootschappen.

Het VBO bekijkt momenteel de optie om algemene vergaderingen te verzetten of virtueel of achter gesloten deuren te houden, ook al is dat volgens de statuten niet mogelijk.

1. Achtergrond

a. Het WVV stelt dat vennootschappen hun AV enkel langs elektronische weg mogen houden indien die mogelijkheid is vastgelegd in de statuten:

i. Welnu, niet alle vennootschappen hebben dat gedaan; bovendien, zelfs al is de mogelijkheid voorzien, dan nog is de vennootschap niet bij machte om te verhinderen dat de aandeelhouders die dat wensen alsnog in persoon komen; het gaat dus niet om een volstrekt elektronische vergadering;

ii. De vraag of overmacht een afwijking van de regels toelaat, ligt nu op tafel. Gelet op de huidige stand van de regeringsaanbevelingen, blijft het mogelijk om een AV te beleggen. Enkel bij een volledige lockdown kan sprake zijn van overmacht.  

b. Het gros van de aandeelhouders stemt vooraf bij volmacht (of per brief), waardoor het moeilijk denkbaar is dat de debatten op de AV een beslissende invloed zouden hebben op het resultaat van de stemming, zelfs al gaat het dan om een belangrijk forum. Dat beperkt het risico op nietigheid van de beslissing van de AV vanwege onregelmatigheden.

2. Mogelijke scenario's

a. Toelating AV langs elektronische weg:

Het is aangewezen dat de overheid bevestigt dat louter elektronische AV mogelijk zijn, zelfs al laten de statuten dat niet toe. Elektronisch stemmen zou evenwel niet verplicht moeten worden, aangezien niet alle aandeelhouders bij machte zijn om langs elektronische weg te stemmen en niet alle ondernemingen over de geschikte technische infrastructuur beschikken, zeker gezien de huidige omstandigheden.  

b. Gebruikelijke oplossing: systeem met volmachten (gericht aan de vennootschap, met dwingende instructies voor de stemming), of, als de statuten het toelaten, met stemming per brief/e-mail:

i. De overheid zou het stemmen per brief of langs elektronische weg moeten toelaten, ook al is dat niet voorzien in de statuten;

ii. Het is aangewezen dat de overheid verduidelijkt dat het volstaat om een gewone scan/foto van het volmachtformulier naar de vennootschap te sturen. Het WVV is daarin niet duidelijk. Dat is nu des te meer aan de orde, aangezien het nog maar de vraag is of de postdiensten naar behoren blijven functioneren en in hoeverre bedrijven nog in staat zijn om post te verwerken;

iii. Tegelijk zouden aandeelhouders dan aangemoedigd worden zich niet te verplaatsen en op voorhand te stemmen (of striktere maatregel). Wat dat betreft, is het aangewezen dat de overheid vennootschappen toelaat om vergaderingen te beleggen zonder enige fysieke aanwezigheid van de aandeelhouders.  

c. Uitstel van de AV

i. Een jaarlijkse algemene vergadering kan in wezen niet uitgesteld worden. Het is wel mogelijk om ze met 5 weken te verdagen. Het is de facto mogelijk om de aandeelhouders te vragen zich niet naar die verdaagde AV te begeven; het is aangewezen dat de overheid de verdagingsformaliteiten vereenvoudigt;

ii. Uitstel van een AV impliceert tegelijk het uitstel van belangrijke beslissingen, wat deze oplossing in de weg kan staan. Het uitstel zou dus niet door de overheid opgelegd moeten worden;

iii. Het ziet ernaar uit dat bepaalde buitenlandse ondernemingen reeds beslist hebben om hun AV uit te stellen.

3. Algemene aanbevelingen voor de regering

De overheid moet een zekere flexibiliteit aan de dag leggen (niet het doorgaan, noch het uitstellen van de AV verplichten, maar louter de mogelijkheid voorzien).

4. Aanbeveling aan de ondernemingen

Er zou voor volgende oplossingen geopteerd moeten worden: streaming, speech van de CEO op voorhand verzenden, ertoe aanzetten om vragen vooraf schriftelijk te bezorgen, om presentaties vooraf te publiceren, om een ‘aandeelhouders-evenement’ te plannen op een later tijdstip, waar de aandeelhouders de bestuurders kunnen ontmoeten.

 

Onze partners

Actiedomeinen

Een gezond ondernemingsklimaat is essentieel voor een gezonde economie en duurzame groei in België. Als VBO nemen we de verantwoordelijkheid om de motor van onze welvaartsstaat op kruissnelheid te houden. Om dat te bereiken, focussen we op 18 actiedomeinen die bijdragen tot een duurzame groei.


VBO-NIEUWSBRIEF IMPACT

Schrijf u nu in en ontvang wekelijks de laatste artikelen direct in uw mailbox.