> Lees ons volledige dossier Impact coronavirus (COVID-19) op ondernemingen

Telewerk in tijden van corona

Volgens het arbeidsrecht is het mogelijk om een tijdlang thuis te werken onder de noemer ‘occasioneel’ telewerk. Volgens de wet is daarvoor het akkoord van werkgever en werknemer vereist. Werkgevers kunnen hun werknemers normaal niet verplichten om thuis te werken en werknemers kunnen dat niet opeisen.

In de gegeven omstandighedenlijdt het echter geen enkele twijfel dat een bedrijf zijn werknemers kan verplichten tot het uitvoeren van telewerk, daar waar telewerk mogelijk is. Werknemers zijn op grond van artikel 17, 2° en 4° van de wet van 3 juli 1978 betreffende de arbeidsovereenkomsten ertoe gehouden deze verplichting na te leven.

Heel wat werknemers werken nu al één of meerdere dagen structureel van thuis uit of hebben al eens gebruik kunnen maken van occasioneel telewerk. Door de verstrengde regels gaan we nu een veel massaler gebruik van telewerk zien. Het succes daarvan is niet automatisch verzekerd. Hierna overlopen we een aantal belangrijke aspecten, geven we tips en een overzicht van de toepasselijke wetgeving.

Afspraken

Thuis- of telewerk is een probaat hulpmiddel tegen de verspreiding van het coronavirus. Er was tot nu toe veel begrip langs beide kanten maar nu de situatie langer aanhoudt en drastischer is, kunnen er discussies ontstaan. Goede afspraken zijn daarom onontbeerlijk. Bij structureel thuiswerk worden die vooraf vastgelegd in een schriftelijke overeenkomst. Maar ook occasioneel thuiswerk is een kwestie van afspraken.

Kostenvergoeding

Zorg voor duidelijke afspraken over de vergoeding van kosten van thuiswerk. Werkgevers zijn verplicht om afspraken te maken over de eventuele terbeschikkingstelling van de voor occasioneel telewerk benodigde apparatuur en technische ondersteuning en de eventuele vergoeding van de kosten. Meestal stelt de werkgever een laptop met de bedrijfssoftware ter beschikking. Een mogelijk alternatief is om een tussenkomst te betalen voor de kosten van een eigen pc/laptop en internetverbinding.

Ook de andere kosten van een werkplek thuis kunnen worden vergoed door de werkgever. Denk bijvoorbeeld aan verlichting, verwarming, onderhoud … De RSZ aanvaardt een MAXIMUM forfaitair bedrag van 126,94 EUR, ingevolge indexering thans 129,48 EUR per maand.

Meer info

Zelf arbeidsuren kiezen?

Ook over hun werkuren kunnen afspraken met telewerkers gemaakt worden. Wat bijvoorbeeld als een telewerker heel vroeg ’s ochtends wil werken, om in de namiddag vrij te zijn? Voor structureel telewerk geldt als algemeen principe dat het normale werkrooster niet van toepassing is. Telewerkers organiseren zelf hun arbeidsprestaties. Zijn er geen afspraken en doet een werknemer zijn job, dan kan een werkgever er niets tegenin brengen wanneer een telewerker de arbeidsdag naar de vroege (of late) uurtjes verschuift. Als het voor de werking van het bedrijf bijvoorbeeld belangrijk is om tussen 9 en 17 uur bereikbaar te zijn, dan kan de werkgever dat wel opleggen.

De occasionele telewerker organiseert zijn werk binnen het kader van de in de onderneming geldende arbeidsduur. Aangezien de werkgever bij occasioneel telewerk geen rechtstreeks toezicht kan uitoefenen op de werknemer, voorziet de wet een omkadering van de autonomie van de werknemer in de organisatie van zijn arbeid: hij moet dat doen binnen het kader van de in de onderneming geldende arbeidsduur. De werknemer zal dus het aantal uren voorzien in zijn werkrooster moeten presteren, zonder daarbij zijn werkrooster strikt te moeten naleven. Indien de werknemer, bijvoorbeeld wegens een doktersbezoek, zijn arbeidstijd gedurende een uur dient te onderbreken, zal hij dat uur later op de dag moeten inhalen buiten het kader van zijn normale werkrooster en zonder dat het beschouwd zal worden als een overuur.

In deze coronatijden is het een goed idee om in het begin zo goed mogelijk het normale werkrooster aan te houden. Er moet zich immers nog een dynamiek ontwikkelen die het telewerken productief en optimaal maakt en dat gaat best als iedereen binnen hetzelfde tijdsframe actief is.

Controle

Het controleren van een thuiswerker is een gevoelig punt. Controle via de webcam is sowieso uitgesloten vanwege de privacy. Maar sommige alternatieven zijn wel mogelijk. De werkgever kan bijvoorbeeld vragen om iedere dag op een bepaald uur in te loggen in het bedrijfssysteem. Of er kan worden gevraagd om ’s avonds of ’s ochtends te rapporteren over het gepresteerde werk of over de tijdsbesteding van de afgelopen of vorige dag. Zie verder ook onder ‘team-time’.

Telewerk optimaal organiseren – tips en valkuilen

Telewerken is technisch gezien in heel wat gevallen perfect mogelijk: naast e-mail beschikken de meeste professionals ook over videoconferencing en andere samenwerkingtools die hen toelaten om op afstand operationeel te blijven.

De échte uitdaging situeert zich elders: hoe kunnen bedrijfsleiders, managers en teamleaders voorkomen dat teams, afdelingen of diensten door langdurig telewerk desintegreren en de gemeenschappelijke focus verliezen?

1. Het succes van (langdurig) telewerk wordt bepaald door de kwaliteit van de communicatie.

Zorg voor duidelijke richtlijnen, zowel rond het gebruik van het verschillende communicatiemiddelen als over het respect voor de werktijd van de thuiswerkende collega’s.

2. Basisregels communicatie

• Voorkom dat iedereen te pas en te onpas wordt onderbroken en afgeleid van het belangrijke werk. 
  Het grote gevaar bij thuiswerk is immers dat collega’s alle face-to-face communicatie exclusief gaan vervangen door synchrone digitale communicatiemiddelen als chat of videoconferenties. Het resultaat is een versnipperde werkdag met permanente onderbrekingen, waarbij het bijzonder moeilijk wordt om wat langer gefocust met je werk bezig te zijn. Dat fenomeen van versnippering wordt nog versterkt door de intuïtieve behoefte aan communicatie door de relatieve eenzaamheid van thuiswerk, én door de afwezigheid van elke vorm van collegiale controle.
• E-mail en samenwerkingstools als Teams of Yammer blijven de beste keuze voor alle niet-dringende, relatief eenvoudige boodschappen. Let wel op dat er geen stortvloed aan mails ontstaat waardoor iedereen aan het lezen en antwoorden slaat zonder veel te presteren.
• Synchrone chats of instant messaging tools kunnen alleen wanneer die relatief eenvoudige vragen of boodschappen dringend zijn.
• Chatten is dan weer uit den boze voor meer complexe boodschappen, omdat telefonie of videoconferencing in dat geval veel sneller resultaat opleveren.
• Een complexe vraag of werkoverleg dat niet meteen moet worden afgehandeld, kan tot slot best via een vergaderverzoek (meeting request) worden ingepland.

3. Principes: team-time, we-time & me-time

• Team-time via videoconferencing kan voor coördinatie zorgen en voorkomt dat de teamleden of diensten langzaam maar zeker de voeling met de activiteiten van hun collega’s verliezen. Zorg elke ochtend voor een kwartiertje contact via tools als Teams, Skype of Bluejeans. Verdeel en coördineer de taken en geef als leidinggevende of teamleader een overzicht van de stand van zaken. Elk teamlid kan daarna kort samenvatten wat de vorige dag is gedaan, waar hij of zij mee bezig is, en wie hij in de loop van de dag nodig zal hebben om bepaalde obstakels weg te werken of opdrachten af te ronden. Team-time zorgt ervoor dat alle neuzen in dezelfde richting blijven staan en fungeert als formeel startmoment van de werkdag.
• We-time zijn vaste blokken die worden gereserveerd voor één-op-één-overleg. Om te vermijden dat sommige werknemers de hele dag bestookt worden met kleine vragen en micro-problemen, beperk je besprekingen tussen collega’s beter tot enkele vaste tijdstippen, zoals bijvoorbeeld de ochtenduren en het einde van de werkdag. Of je maakt concrete afspraken tijdens team-time.
• Me-time is de tijd die overblijft, de uren dat de werknemers gefocust en zonder te veel onderbrekingen kunnen besteden aan al hun andere werk.

Met dit formele onderscheid tussen de verschillende werkmomenten vermijd je dat thuiswerkers de hele dag bezig zijn met versnipperd overleg, om ’s avonds vast te stellen dat ze nauwelijks wezenlijk werk hebben verricht.

4. De juiste houding en omgeving

Telewerkers zijn niet langer in het bedrijf en genieten hoe dan ook een grote vrijheid in de keuze van waar ze werken en welke kleren ze dragen. Om efficiënt te werken is het evenwel belangrijk dat ze zich van bij het begin een aantal richtlijnen opleggen en structuur creëren.

• Stimuleer dat telewerkers zichzelf een aantal richtlijnen opleggen zoals doelstellingen, structuur, een professioneel kader en dat ze een professionele ‘houding’ aannemen.
• Het is een goed idee om een specifieke plaats of kamer te kiezen om de nieuwe ‘werkplek’ in onder te brengen.
• Een ergonomische opstelling en de juiste verlichting en een werkplek die handig is ingericht met een degelijk afgestelde stoel en tafel en goede verlichting. Dat laatste is belangrijk om alert en productief te blijven, én zorgt dat de ogen niet vermoeid raken. Een eenvoudige checklist voor de werknemers kan hierbij helpen.
• Iedere dag in jogging rondlopen is niet aan te raden. Wat niet wil zeggen dat een maatpak nodig is. Als werkgever kom je daar uiteraard niet direct in tussen maar kan je wel een professionele ‘houding’ stimuleren. Dat is immers belangrijk om productief te zijn.
• Respect voor de werkuren. Van thuis uit werken betekent ook dat er werkuren zijn. Als werkgever verwacht je dat en een werknemer moet ook zelf het gevoel hebben dat het een echte werkdag is.
• Wijs op het belang van pauzes en vermijd dat werknemers overuren kloppen door een vals gevoel van verantwoordelijkheid.

5. Planning, doelstellingen, prioriteiten

• Werkuren hebben op zich, volstaat niet om productief te zijn. Een degelijke planning is nodig. Met andere woorden, het is belangrijk dat een werknemer zich doelstellingen oplegt, binnen het kader van de gemaakte afspraken of prioriteiten zoals die bijvoorbeeld in team-time zijn bepaald, en er vervolgens alles aan doet om die ook te behalen. Begin met een paar haalbare doelstellingen tot de werknemer zijn ritme vindt en er een professionele routine ontstaat. In een meer afgezonderde setting is het belangrijk voor het vertrouwen en de motivatie dat werknemers doelstellingen blijven halen en het aangename gevoel hebben dat ze vooruitgaan en bijdragen aan de globale doelstellingen.
• Doelstellingen bepalen is ook de nadruk leggen op wat belangrijk is. Dat lijkt evident maar is het niet altijd. Onoordeelkundig mailverkeer en digitale connectie kunnen afleiden van de hoofdzaken. Niet iedereen is daarnaast gewend om de plots grotere vrijheid op een effectieve manier in te vullen. En dat leidt dan weer naadloos naar het belang van de digitale overlegmomenten zoals de startwerkvergadering (team-time).

Opleiding

Wie thuis werkt, kan géén klassieke inhouse-trainingen volgen. Snel schakelen is daarom cruciaal, zeker voor noodzakelijke opleidingen. De mogelijkheden en het aanbod van trainingen op afstand zijn groot. In tijden van thuiswerk bieden ze de mogelijkheid om de kennis van medewerkers snel bij te spijkeren, zodat ze ook op afstand optimaal blijven presteren. Ideaal is om te starten met een training over het juist en gepast gebruik van digitale communicatietools voor een-op-een- en teamoverleg. Verstandig omgaan met e-mails (mailetiquette) is zeker ook een aanrader.

Arbeidsongevallen

Tot slot is het ook vanuit verzekeringsoogpunt belangrijk om afspraken te hebben over het telewerk. Als een ongeval gebeurt tijdens het telewerk, geldt het vermoeden dat het om een arbeidsongeval gaat. Valt een werknemer thuis van de trap met een stapel dossiers in zijn armen, dan is dat normaal gedekt door de arbeidsongevallenverzekering. Ook ongevallen op de arbeidsweg zijn gedekt. In geval van thuiswerk is er in principe geen woon-werkverkeer, maar voor telewerkers geldt de dekking ook als ze bijvoorbeeld een broodje halen voor de lunch of de kinderen naar school brengen. Die regel geldt sinds vorig jaar zowel bij structureel als bij occasioneel telewerk.

Toepasselijke wetgeving

Het telewerk in de privésector dat op regelmatige basis wordt uitgevoerd, wordt essentieel geregeld door de collectieve arbeidsovereenkomst nr. 85 en door de wet van 3 juli 1978 betreffende de arbeidsovereenkomsten (arbeidsovereenkomst voor tewerkstelling van huisarbeiders).

Dat moet worden onderscheiden van het occasioneel telewerk waarvoor de wet van 5 maart 2017 betreffende werkbaar en wendbaar werk een kader creëerde.

Let wel, een aantal elementen zoals het vrijwillig karakter zijn ‘overruled’ door de maatregelen van openbare orde inzake corona.

1. Occasioneel telewerk

De wet van 5 maart 2017 betreffende werkbaar en wendbaar werk heeft een reglementair kader gecreëerd voor het telewerk dat niet op regelmatige maar wel op occasionele wijze uitgevoerd wordt.

Het occasioneel telewerk is een vorm van organisatie en/of uitvoering van het werk in het kader van een arbeidsovereenkomst waarbij, met gebruikmaking van informatietechnologie, werkzaamheden die ook op de bedrijfslocatie van de werkgever zouden kunnen worden uitgevoerd, incidenteel en niet op regelmatige basis buiten die bedrijfslocatie worden uitgevoerd.

Zoals ook het geval is bij structureel telewerk kan occasioneel telewerk worden verricht in de woning van de werknemer, maar ook in elke andere door hem gekozen plaats.

In welke omstandigheden?

De werknemer kan aanspraak maken op occasioneel telewerk omwille van overmacht, d.w.z. wanneer de werknemer omwille van onvoorziene omstandigheden en onafhankelijk van zijn wil, zijn werkzaamheden niet op de normale arbeidsplaats kan uitvoeren (bv. in geval van een onverwachte treinstaking of wanneer er omwille van de slechte weersomstandigheden ernstige verkeershinder wordt verwacht). In dat laatste geval (slechte weersomstandigheden), bestaat er een waarschuwingssysteem, namelijk het thuiswerkalarm.

Hij kan eveneens aanspraak maken op occasioneel telewerk omwille van persoonlijke redenen waardoor hij zijn werkzaamheden niet op de bedrijfslocatie van de werkgever kan uitvoeren.

In de twee gevallen (geval van overmacht en om persoonlijke redenen), moet de aard van het werk of van de door de telewerker uitgevoerde specifieke activiteiten verzoenbaar zijn met het telewerk.

Procedure en formaliteiten

De werknemer moet het occasioneel telewerk voorafgaandelijk en binnen een redelijke termijn aanvragen bij zijn werkgever, met opgave van redenen. Die termijn kan variëren in functie van de omstandigheden.

De werkgever en de werknemer maken in onderling akkoord afspraken over het occasioneel telewerk, inzonderheid over de volgende elementen:

• De eventuele terbeschikkingstelling door de werkgever van de voor occasioneel telewerk benodigde apparatuur en technische ondersteuning (bv. terbeschikkingstelling van een draagbare computer);
• De eventuele bereikbaarheid van de werknemer tijdens het occasioneel telewerk;
• De eventuele vergoeding door de werkgever van de kosten verbonden aan het occasioneel telewerk (forfaitaire vergoeding in geval van gebruik van een persoonlijke computer).

De werkgever kan de aanvraag evenwel weigeren. De werknemer heeft dus geen absoluut recht op occasioneel telewerk. De werkgever die niet kan ingaan op deze aanvraag voor occasioneel telewerk, brengt de redenen van deze weigering zo snel mogelijk schriftelijk (per brief of via elektronische weg) ter kennis van de werknemer.

Organisatie

Hoewel het niet om een verplichting gaat, kan de werkgever via een collectieve arbeidsovereenkomst of het arbeidsreglement een kader vastleggen waarbinnen het occasioneel telewerk kan worden aangevraagd. In dat geval bepaalt de collectieve arbeidsovereenkomst of het arbeidsreglement ten minste volgende elementen:

• De functies en/of activiteiten binnen de onderneming die verenigbaar zijn met occasioneel telewerk;
• De procedure om het occasioneel telewerk aan te vragen en toe te staan;
• De eventuele terbeschikkingstelling door de werkgever van de voor occasioneel telewerk benodigde apparatuur en technische ondersteuning;
• De eventuele bereikbaarheid van de werknemer tijdens het occasioneel telewerk;
• De eventuele vergoeding door de werkgever van de kosten verbonden aan het occasioneel telewerk.

Arbeidsvoorwaarden

Zoals reeds bepaald was voor de structurele telewerker, geniet de occasionele telewerker dezelfde rechten inzake arbeidsvoorwaarden en is hij onderworpen aan een gelijkwaardige werkbelasting en aan gelijkwaardige prestatienormen als vergelijkbare werknemers die op de bedrijfslocatie van de werkgever werken.

Met andere woorden, het feit dat de werknemer occasioneel telewerk uitvoert, wijzigt niet zijn rechten en verplichtingen die hij heeft wanneer hij zijn werk uitvoert in de onderneming.

De occasionele telewerker organiseert zijn werk binnen het kader van de in de onderneming geldende arbeidsduur. Hij zal dus hetzelfde aantal werkuren bepaald in zijn werkrooster moeten presteren, zonder daarbij zijn werkrooster strikt te moeten naleven.

2. Structureel telewerk

Definitie

Het telewerk (in de privésector) is een vorm van organisatie en/of uitvoering van het werk waarin, met gebruikmaking van informatietechnologie in het kader van een arbeidsovereenkomst werkzaamheden die ook op de bedrijfslocatie van de werkgever zouden kunnen worden uitgevoerd, op regelmatige basis en niet incidenteel buiten die bedrijfslocatie worden uitgevoerd.

Vrijwillig karakter: noodzaak van een geschreven overeenkomst

Het telewerk moet altijd vrijwillig worden uitgevoerd: het moet het voorwerp uitmaken van een schriftelijke overeenkomst tussen werkgever en werknemer uiterlijk op het ogenblik dat de telewerker begint met de uitvoering van het telewerk. In geval van een lopende arbeidsovereenkomst moet het akkoord worden opgenomen in een schriftelijk aanhangsel van de arbeidsovereenkomst. Als het telewerk geen deel uitmaakt van de oorspronkelijke functieomschrijving, kan de beslissing om telewerk te verrichten ongedaan worden gemaakt door een individuele en/of collectieve overeenkomst.

Verplichte vermeldingen

• Frequentie van het telewerk en eventueel de dagen en uren waarop telewerk wordt verricht of de dagen en uren van aanwezigheid in de onderneming;
• Ogenblikken waarop of periodes tijdens welke de werknemer bereikbaar moet zijn en via welke middelen;
• Nadere regels volgens welke de kosten verbonden aan de voor het telewerk benodigde apparatuur ten laste genomen worden;
• Ogenblikken waarop de telewerker een beroep kan doen op technische ondersteuning;
• De nadere regels voor een terugkeer naar de bedrijfslocatie en in voorkomend geval de notificatietermijn en/of de duur van het telewerk en de wijze van verlenging;
• De plaats(en) die de telewerker heeft gekozen om zijn werk te verrichten.

Informatieverstrekking aan de werknemer

De telewerker wordt geïnformeerd over de arbeidsvoorwaarden en deze informatie heeft in het bijzonder betrekking op:

• De beschrijving van de uit te voeren werkzaamheden;
• De afdeling van de onderneming waaraan hij verbonden is;
• De identificatie van zijn directe meerdere of andere personen tot wie hij zich kan wenden met vragen van beroepsmatige of persoonlijke aard;
• De regeling ten aanzien van rapportage.

De werkgever moet de telewerkers bovendien informeren over het beleid van de onderneming op het vlak van gezondheid en veiligheid op het werk. De telewerker moet dat beleid respecteren.

Arbeidsvoorwaarden

De telewerker moet dezelfde arbeidsvoorwaarden genieten als vergelijkbare werknemers die op de bedrijfslocatie werken. Hij moet dus dezelfde rechten genieten inzake scholingsfaciliteiten, mogelijkheden voor loopbaanontwikkeling, hetzelfde beoordelingsbeleid en dezelfde collectieve rechten als de andere werknemers.

De telewerker organiseert zelf zijn werk binnen het kader van de in de onderneming geldende arbeidsduur. Zijn werkbelasting moet vergelijkbaar zijn met die van de werknemers tewerkgesteld op de bedrijfslocatie van de werkgever.

Maatregelen moeten worden genomen om te voorkomen dat de telewerker geïsoleerd raakt.

De werkgever moet de voor telewerk benodigde apparatuur beschikbaar stellen, installeren en onderhouden. Hij moet de kosten van de communicatie en de verbindingen die verband houden met het telewerk te zijnen laste nemen.

Indien de telewerker zijn eigen apparatuur gebruikt zijn de kosten inzake installatie van informaticaprogramma's, werking en onderhoud alsook de kosten inzake afschrijving van de apparatuur, voor rekening van de werkgever. De kosten voor rekening van de werkgever worden voor de aanvang van het telewerk berekend naar rata van de prestaties van telewerk of volgens een door de partijen overeengekomen verdeelsleutel.

De werkgever moet de telewerker technische ondersteuning beschikbaar stellen. In geval van een defect aan de apparatuur of in geval van overmacht waardoor de telewerker zijn werk niet kan verrichten, is de werkgever verplicht het overeengekomen loon te betalen. Specifieke regels kunnen vastgesteld worden zoals vervangende taken of een tijdelijke terugkeer naar de bedrijfslocatie van de werkgever.

Controle op het vlak van veiligheid en gezondheid

De interne preventiediensten kunnen de werkplek van de telewerker controleren, met de instemming van de telewerker indien het zijn woonplaats betreft.