Quelles alternatives face à l’impossibilité de tenir une assemblée générale physique à la date habituelle ? (COVID-19)

La saison des assemblées générales vient de commencer alors même que le pays est confiné et que nous devons respecter l’arrêté ministériel portant des mesures d’urgence pour limiter la propagation du Covid 19 . Dans ce contexte, l’arrêté royal n° 4 du 9 avril 2020 offre aux sociétés, associations et aux autres personnes morales qui doivent tenir une assemblée générale, la possibilité de choisir entre diverses options afin d’assurer la continuité de leur fonctionnement tout en maintenant un niveau élevé de sécurité juridique, et en veillant au respect des droits des actionnaires.


François-Guillaume Eggermont, COMPETENCE CENTRE LAW & BUSINESS
15 April 2020

Les personnes morales peuvent ainsi recourir à ces mesures d’urgence tant pour leur assemblée générale ordinaire que pour les assemblées générales spéciales et extraordinaires. Cela permet notamment aux entités qui le souhaitent de moderniser sans tarder leurs statuts en les adaptant au Code des sociétés et associations.

Ces dispositions s’appliquent aux assemblées générales qui sont convoquées entre le 1er mars et le 3 mai 2020, aux assemblées qui auraient dû avoir lieu entre le 1er mars et le 9 avril mais qui n’ont pas encore eu lieu, ainsi qu’à celles qui auront lieu entre le 9 avril et le 3 mai. Cette période pourrait être prolongée par arrêté royal.

Assemblée générale à huis-clos
Conformément à l’article 6 de l’arrêté royal n°4,une personne morale qui ne peut pas garantir le respect des mesures de distanciation sociale lors de son assemblée générale, peut organiser une assemblée générale à huis clos en interdisant à ses actionnaires ou à ses membres de participer physiquement à l’assemblée  et en leur imposant de ne voter que par correspondance et par procuration. Dans ce cas, la procédure décrite à l’article 7:146 du CSA s’applique pour les sociétés et mutatis mutandis pour les autres personnes morales. Les personnes morales peuvent désigner un mandataire unique pour représenter les actionnaires ou les membres qui choisissent d’opter pour l’envoi d’une procuration.

Pour assurer le respect du droit de vote des actionnaires, l’arrêté royal impose que la procuration précise les indications de vote pour chaque point de décision. Les procurations qui auraient déjà été envoyées à un autre mandataire que celui désigné par la personne morale seront prises en compte pour autant qu’elles contiennent des indications de votes pour chacun des points. Les procurations envoyées après la publication de l’arrêté royal devraient également être prises en compte.

De même, ces mesures d’urgence veillent à préserver le droit des actionnaires et des membres de poser des questions. Toutefois, pour des raisons évidentes de santé publique, la personne morale pourra exiger que celles-ci soient posées par écrit, au plus tard le quatrième jour qui précède la tenue de l’assemblée générale. La personne morale devra y répondre par écrit, au plus tard le jour de la tenue de la réunion.

Assemblée générale à distance diffusée en direct ou en différé
Cette deuxième solution ne se distingue guère de la première sinon qu’elle permet aux actionnaires ou aux membres de suivre en direct ou en différé le déroulement de la réunion via un dispositif vidéo ou téléphonique, sans qu’il leur soit possible d’intervenir activement. Une personne morale qui adopte cette solution a la possibilité de répondre oralement aux questions qui lui auront été adressées.

Une assemblée générale diffusée en direct ou en différé permet notamment d’organiser une assemblée générale avec un degré plus élevé d’interaction que la tenue à huis clos, mais sans se heurter aux exigences de la troisième possibilité.

Assemblée générale électronique
En troisième lieu, les personnes morales peuvent mettre un « moyen de communication électronique » à disposition des participants à l’assemblée générale, leur permettant d’interagir en posant des question et en exprimant leur vote en direct. Dans cette hypothèse, la personne morale doit respecter les prescriptions de l’article 7:137 du CSA, notamment en ce qui concerne l’obligation de vérifier la qualité et l’identité de chaque actionnaire ou membre qui utilise le moyen de communication électronique.

Il semble qu’un certain nombre d’obstacles techniques existent actuellement sur ce point.

Report de l’assemblée générale
Enfin, les personnes morales peuvent décider de reporter leur assemblée, ainsi que le prévoit l’article 7 de l’arrêté royal n°4 L’assemblée générale ordinaire peut ainsi être reportée jusqu’à dix semaines après la date imposée par le CSA, généralement le 30 juin.

Cette option sera sans doute favorisée par les sociétés et associations qui peuvent se permettre de reculer la tenue de leur assemblé jusqu’à un moment où les exigences de distanciation sociale auront été réduites par rapport à la situation actuelle.

Pour plus de détails à propos de l’arrêté royal n°4 du 9 avril 2020, nous vous renvoyons vers les documents suivants : le texte de l’AR, le webinar d’Euronext, le document explicatif de la FEB.

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